Dalam setiap kegiatan administrasi, baik di sekolah, kantor pemerintahan, maupun perusahaan, pasti terdapat banyak dokumen dan arsip yang dihasilkan. Arsip-arsip ini mencatat berbagai aktivitas penting, seperti surat menyurat, laporan keuangan, hingga dokumen perjanjian. Semakin lama, jumlah arsip akan terus bertambah dan menumpuk bila tidak dikelola dengan baik.
Oleh karena itu, pengelolaan arsip menjadi hal yang sangat penting agar dokumen tidak hanya tertata rapi, tetapi juga dapat ditemukan dengan mudah saat dibutuhkan. Salah satu aspek penting dalam pengelolaan arsip adalah menentukan berapa lama sebuah arsip harus disimpan. Nah, dalam dunia kearsipan, jangka waktu penyimpanan ini dikenal dengan istilah tertentu yang akan kita bahas berikut ini.
Jangka Waktu Penyimpanan yang Wajib Dilakukan terhadap Suatu Jenis Arsip Disebut?
Retensi Arsip
Dalam dunia kearsipan, ada istilah penting yang disebut retensi arsip. Secara sederhana, retensi arsip adalah jangka waktu tertentu yang telah ditetapkan untuk menyimpan suatu arsip sebelum arsip tersebut dimusnahkan atau dipindahkan ke lembaga kearsipan.
Setiap jenis arsip, baik itu surat masuk, surat keluar, dokumen keuangan, dokumen hukum, atau laporan kegiatan, memiliki masa simpan yang berbeda-beda. Masa simpan ini ditentukan berdasarkan nilai guna arsip tersebut, yaitu seberapa penting arsip itu untuk dipakai sekarang atau di masa mendatang, baik untuk kepentingan administrasi, hukum, keuangan, maupun sejarah.
Retensi arsip biasanya diatur dalam sebuah dokumen yang disebut Jadwal Retensi Arsip (JRA). JRA disusun berdasarkan peraturan perundang-undangan dan ditetapkan oleh instansi atau lembaga yang bersangkutan. Dengan adanya JRA, pengelolaan arsip menjadi lebih tertib, efisien, dan tidak menumpuk arsip yang sebenarnya sudah tidak dibutuhkan lagi.
Baca juga: Komposisi bobot pengawasan internal dan eksternal
Contoh Penerapan Retensi Arsip
- Surat undangan rapat bisa memiliki retensi 1 tahun. Setelah itu, arsipnya dapat dimusnahkan.
- Dokumen kontrak hukum bisa memiliki retensi 10 tahun atau bahkan permanen, tergantung isinya.
- Arsip keuangan seperti laporan neraca bisa memiliki retensi 5 tahun, untuk keperluan audit.
Baca juga: Alih media arsip
Penutup
Kesimpulannya, jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip disebut “retensi arsip.” Retensi ini penting agar arsip tidak disimpan sembarangan atau terus menumpuk, serta agar arsip yang penting tetap terjaga dan bisa digunakan sesuai kebutuhan.
